Blog Post

Muchos propietarios de pequeñas empresas no están seguros de la diferencia entre bookkepping y contabilidad. Pero es una distinción importante ya que saber la diferencia puede ayudarlo a contratar a los profesionales adecuados para que lo asesoren en su negocio. También puede ayudarlo a saber qué esperar de cada relación.

Bookkeeping vs. Contabilidad: Lo Básico

Mucha gente usa las palabras contabilidad empresarial y bookkeeping indistintamente. Hay una buena razón para esto. Los bookkeepers y los contadores generalmente trabajan juntos muy estrechamente para servir completamente a sus clientes. Ambos se encargan de la información financiera y el bienestar de la empresa. Y ambos generalmente no tienen mucho tiempo libre entre los meses de enero y abril.

Existen algunas diferencias claves entre el bookkeeping empresarial y la contabilidad, aunque esas diferencias se están volviendo cada vez más borrosas. El avance de la tecnología y el cambio de mentalidad en ambas profesiones están haciendo que muchos bookkeepers asuman roles más tradicionalmente manejados por los contadores. De manera similar, muchos contadores se están diversificando en diferentes áreas de enfoque para ayudar a sus clientes a manejar su situación financiera completa de manera más efectiva.

Bookkeeper vs. Contadores vs. CPA: ¿Qué Hace Cada Uno?

Tradicionalmente, los contadores han manejado las transacciones financieras diarias en un negocio. Han estado a cargo de registrar las transacciones en el software de contabilidad (utilizando un programa como Quickbooks ), conciliar los estados de cuenta bancarios al final del mes y producir estados financieros preliminares mensualmente. Los Bookkeepers a menudo también han proporcionado soporte completo de back-office, incluidos los clientes de facturación, pago de facturas y procesamiento de nómina.

Un contador calificado debe tener al menos dos a cuatro años de experiencia o un título de asociado en contabilidad. Otras tareas generalmente realizadas por un bookkeeper incluyen:

• Asesorar a los clientes sobre los requisitos y métodos de mantenimiento de registros.
• Previsión y gestión del flujo de caja.
• Mantenimiento de registros generales

Tradicionalmente, los contadores han asumido un papel de asesor con los dueños de negocios. Además de preparar los estados financieros y los informes que requieren los bancos y las agencias gubernamentales, los contadores proporcionan información mensual o trimestral sobre la salud de la empresa.Usando los estados financieros preparados por bookkeepers, los contadores trabajan en la planificación estratégica con sus clientes, brindando información valiosa sobre las estrategias que podrían ayudar a los dueños de negocios a hacer crecer sus empresas.

Contadores Públicos Certificados   (CPA) son contadores regulados por su consejo de contabilidad estatal. Deben cumplir con los requisitos mínimos de educación y experiencia y completar la educación continua anual en curso para mantenerse al tanto de las nuevas leyes y regulaciones.

Otras tareas realizadas por los contadores y CPA incluyen:

• Verificación de la exactitud e integridad de los registros contables.
• Planificacion del impuesto a la renta
• Asesoramiento en derecho tributario, estructura de entidades y decisiones financieras clave.

Bookkeeping vs. Contabilidad: Cómo Se Superponen

No siempre son los contadores y los bookkeepers: hay algunas coincidencias.

Tanto los bookkeepers como los contadores proporcionan consejos estratégicos a sus clientes. Un contador puede decirle cómo optimizar sus procesos contables o ayudarlo a crear un presupuesto para su negocio, mientras que un contador puede sugerir formas de minimizar su obligación tributaria o ayudarlo a decidir si desea incorporar su negocio.

Según Laurie O’Neil, propietaria de Innovative Financial Services en East Hartford, Connecticut, los bookkeepers ayudan a los clientes con sus procesos y la parte detallada de las operaciones comerciales diarias, mientras que el contador o CPA es más amplio y se enfoca en los impuestos.

“Hacemos el manejo que el cliente necesita, configuramos los procedimientos y optimizamos sus procesos”, dice ella. “El bookkeeper puede ver y remitir el negocio a un CPA cuando necesita ese nivel de experiencia”.

Bookkeeping vs. Contabilidad: Cambio de Roles

A medida que la tecnología ha cambiado la forma en que todos trabajamos, hemos visto un cambio en el bookkeeping frente a la contabilidad. Las automatizaciones dentro del software de contabilidad han simplificado dramáticamente la función del bookkeeping. Esto ha liberado a los bookkeepers de gran parte del trabajo tradicional de ingreso de datos, permitiéndoles asumir un papel más de asesoría. Dado que los bookkeepers suelen conocer los negocios de sus clientes con detalles íntimos, este cambio tiene un sentido intuitivo.

Con las opciones de herramientas de contabilidad y otros programas financieros que aumentan a un ritmo acelerado, los contadores también están invirtiendo más tiempo en la capacitación en una variedad de soluciones. Su objetivo es poder recomendar la mejor “pila de tecnología” para las diversas necesidades de sus clientes. Muchos contadores ahora se refieren a sí mismos como “consultores de tecnología” además de llamarse a sí mismos contadores.

Los contadores también están encontrando formas innovadoras para servir a sus clientes. A medida que el código de impuestos aumenta en complejidad, la resolución de impuestos se ha convertido en un enfoque popular entre muchos contadores. Además, dado que los contadores suelen conocer la situación financiera personal de sus clientes y su situación comercial, algunos se están convirtiendo en asesores fiscales y planificadores financieros certificados.Estas dos áreas de experiencia permiten que los contadores proporcionen a sus clientes estrategias avanzadas para sus impuestos comerciales, lo que permite que los clientes puedan mantener más de su dinero duramente ganado en sus bolsillos (o en sus fondos de jubilación).

A medida que la línea entre el bookkeeping y la contabilidad se ha definido menos claramente, algunos estados han comenzado a restringir quiénes pueden llamarse a sí mismos un contador. En algunos estados, una persona debe ser un CPA para referirse a sí mismos como contadores. Para otros, un título en contabilidad es todo lo que se requiere. Sin embargo, en la mayoría de los estados, no es necesario ningún requisito o certificación para usar el término “contador” o “contabilidad”. Por lo tanto, es importante preguntarle a su proveedor de servicios financieros qué funciones desempeñarán para usted.

Bookkeepers y Contadores: Comparando los Dos Roles

Dado que la mayoría de las personas considera que el bookkeeping y la contabilidad son intercambiables, a menudo hay muchos conceptos erróneos sobre lo que cada profesional puede ofrecer. Aquí hay algunas diferencias clave entre lo que hacen los bookkeepers y lo que hacen los contables.

Bookkeeping vs. Contabilidad: Ejemplo

Para ilustrar la verdadera diferencia entre el bookkeeping y la contabilidad, veamos el papel que desempeña cada uno en una pequeña empresa a lo largo del año fiscal:

Ingresos / Cuentas por Cobrar

El cliente crea sus propias estimaciones y facturas, luego recibe pagos contra esas facturas. El bookkeeper ingresa los depósitos en su sistema contable, de modo que esas transacciones coincidan con lo que finalmente se mostrará en el extracto bancario al final del mes. El bookkeeper también hace coincidir las transacciones en su sistema contable con lo que llega a través de la fuente bancaria.

Gastos / Cuentas por Pagar

El bookkeeper puede usar un software de flujo de efectivo como Bill.com para administrar todas las facturas de proveedores de una empresa. El bookkeeper recibe una notificación cuando los proveedores envían por correo electrónico o fax sus facturas directamente a la cuenta Bill.com del cliente, y luego asignan el proveedor, la categoría de gastos y el cliente adecuados como aprobador.

El cliente recibe una notificación, luego revisa el PDF de la factura del proveedor y lo aprueba para el pago. El bookkeeper paga la factura del proveedor a través de Bill.com, que sincroniza la factura y el pago de la factura con su software de contabilidad. El bookkeeper también hace coincidir la transacción con la fuente del banco, como lo hacen con los depósitos.

Reconciliación de la Cuenta

A medida que avanza el mes, los bookkeeper combinan las transacciones en su software de contabilidad con las transacciones que llegan a través de la fuente bancaria. Para las transacciones generadas fuera de su software de contabilidad (como transacciones de débito, cheques misceláneos y transacciones con tarjeta de crédito), los bookkeepers los agregan a medida que ingresan en la fuente del banco al asignar beneficiarios y / o categorías de gastos.

Al final del mes, los bookkeepers obtienen los estados de cuenta del banco / tarjeta de crédito del cliente y concilian cada cuenta, luego cierran el período para que nada se pueda editar o eliminar.

Durante Todo el Año

Periódicamente, el contador revisará los estados financieros interinos para asegurarse de que cualquier pago estimado deba ajustarse. Pueden ingresar ajustes mensuales o trimestrales por depreciación o para pagar cualquier pasivo prepago, como el seguro. Además, pueden proporcionar estados financieros revisados ​​en ciertas situaciones, como si el cliente solicita un préstamo o realizar una auditoría de los estados financieros.

Fin de Año

Al final del año, los contadores pueden ayudar en la preparación de los 1099 para los contratistas, y si el cliente tiene la nómina, los bookkeepers también verifican que todas las devoluciones trimestrales se vinculen con los W-2 y ayuden al cliente a preparar y emitir los W-2. .

Los bookkeepers trabajan con el contador / preparador de impuestos para asegurarse de que tengan toda la documentación que necesitan del negocio del cliente para preparar las declaraciones anuales.

El CPA prepara las devoluciones, y si no han ingresado ningún ajuste durante todo el año, las ingresarán en este momento. También determinarán los pagos estimados que el cliente debe pagar durante el próximo año y realizarán otras recomendaciones para la planificación fiscal.

¿Necesita un Bookkeeper Frente a un Contador para Su Negocio?

Debra Kilsheimer y Harold “Hal” Hickey de Behind the Scenes Financial Services en Port Orange, Florida, son un equipo de contadores que brindan servicios de bookkeeping y contabilidad.

Acuerdan que cualquier pequeña empresa debe consultar con un contador calificado tan pronto como decidan abrir su negocio. Creen en invertir en “buenos consejos”, especialmente en los primeros días.

La contratación de un buen contador puede ayudar al propietario de una pequeña empresa a decidir el tipo de entidad correcta, entender los requisitos de presentación de impuestos y ofrecer asesoramiento estratégico para maximizar las ganancias o minimizar su obligación tributaria.

En los servicios financieros de Behind the Scenes, Debra se centra en el bookkeeping y los procesos para los clientes, mientras que Hal se encarga de los aspectos fiscales del negocio. Como dice Debra, “Mi objetivo todo el año es ayudarlo a obtener ganancias, y el objetivo de Hal es que usted pague menos impuestos”.

Dependiendo del tamaño y la naturaleza de su negocio, puede ser capaz de manejar el bookkeeping inicialmente solo con la ayuda de su contador. Pero a medida que su negocio crezca y se vuelva más complejo, querrá buscar un bookkeeper con carga completa. Esta persona se asegurará de que sus registros estén lo suficientemente organizados para que tenga la información que necesita para administrar su negocio de manera efectiva.

Trabajar con un contador con regularidad asegura que lo reconocerá cuando llegue al punto de necesitar un bookkeeper. Debra dice que generalmente ve que esta necesidad surge alrededor del punto de los seis meses.

Hal también apunta a OPS (habilidades de otras personas) como una razón para obtener ayuda contable más pronto que tarde. El propietario del negocio es un experto en su negocio, y un buen bookkeeper es un experto en procesos y contabilidad. Vale la pena gastar dinero en usar OPS para hacer las cosas en las que puede que no sea bueno o no disfrute, de modo que pueda concentrarse en lo que es realmente importante: su negocio.

En lo que respecta al debate entre el bookkeeper y el contador, aquí hay algunas reglas básicas para ayudarlo a saber cuándo necesita una o ambas:

• Al iniciar su negocio, siempre es importante consultar a un contador para comprender el funcionamiento financiero y los requisitos de su negocio.Una función crucial que desempeña un contador es ayudarlo a elegir su entidad comercial.
• Cuando comience su negocio, probablemente puede hacer su bookkeeping, siempre que su negocio sea nuevo y pequeño.
• Siempre debe tener un contador de guardia cuando presente sus impuestos comerciales. Son esenciales para asegurarse de que lo estás haciendo bien y aprovechar al máximo.
• Cuando necesite asesoramiento financiero para su negocio, consulte a un contador. Recuerde, el bookkeeper compila los datos financieros y el contable le da sentido y puede ayudar a proporcionar recomendaciones.

Bookkeeper vs. Accountant: Encontrar el Equipo de Tus Sueños

Muchas pequeñas empresas no toman la decisión entre los bookkeeper y los contadores y simplemente tienen ambos.

El bookkeeper está en la planta baja, gestiona las transacciones diarias y está atento a los cambios en la organización o los eventos financieros importantes que deben abordarse.

Entienden los procesos internos y las necesidades operativas de la empresa y, como lo expresa O’Neil, “actúan como los ojos y oídos de la CPA y tienen las habilidades para reconocer cuándo el cliente puede necesitar un nivel de servicio o experiencia que solo un contador puede proporcionar “.

Al elegir un profesional contable, ya sea un bookkeeper o un contador, Debra y Hal ofrecen este consejo:

• Pida una referencia de alguien en su industria que respete y confíe.
• Asegúrate de que te sientas cómodo trabajando con ellos (como dice Debra, “Sabré más sobre ti que sobre tu sacerdote”).
• Elija a alguien que esté feliz de saber de usted cuando llame y responda.
• Pídales referencias y en realidad llámelos.
• Finalmente, un buen bookkeeper o contable conoce su valor, y ellos cobrarán por ello; no elijan a alguien simplemente porque es barato, al final pagará más.

También puede encontrar bookkeepers y contadores calificados a través de su oficina local del Centro de Desarrollo de Pequeñas Empresas o a través de asociaciones de bookkeeper profesionales como ICBUSA y el sitio web de la Junta de Contabilidad de su estado.

Bookkeeping vs Contabilidad: La Línea de Fondo

Las empresas se desempeñan mejor cuando tienen una imagen completa de sus finanzas, y los bookkeepers y contables miran los números de las empresas a través de diferentes lentes. La contratación tanto de un bookkeeper como de un contador garantiza que reciba los mejores consejos para su negocio.

El bookkeeping frente a la contabilidad no tiene que ser una proposición de uno u otro. Las dos funciones trabajan de la mano, ayudando a los dueños de negocios a ser más rentables. Con las perspectivas de ambas posiciones, obtiene una visión holística de sus finanzas, se relaja y libera su energía para hacer lo que ama: administrar su negocio.

Bibliografía / Fuentes

Grigg, B.. (abril 02, 2019). Bookkeeping vs. Accounting: Differences and When to Use Each One. mayo 18, 2019, de Fundera. Sitio web: https://www.fundera.com/blog/bookkeeping-vs-accounting